Simple excel functions with examples.

[ MARATHI ].......

मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल हे अतीशय पॉवरफुल सॉफ्टवेअर आहे. माझ्या मते आजच्या जगात एक्सेल एक्सपर्ट असणे खुप महत्त्वाचे आहे.

आज आपण एक्सेलच्या फंक्शन्स (functions) बद्दल जाणुन घेणार आहोत.

एक्सेल मध्ये काही कॅलक्युलेशन्स जलदगतीने करण्यासाठी उचित फॉर्म्युल्यांचा वापर करुन फंक्शन्स बनवुन ठेवलेले असतात. थोडक्यात वेगवेगळ्या फॉर्म्युल्यांचा आधीच बनवुन ठेवलेला संच म्हणजेच Excel functions.

एक्सेल फंक्शन्स कसे वापरावेत ?

• मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल फाइल उघडल्यानंतर Insert या टॅब मध्ये जाउन function वर क्लिक केल्यास सर्व उपल्ब्ध फंक्शन्स पाहता येतील.


• किंवा टास्कबार वरील fx हे बटण देखील सर्व फंक्शन्स पाहण्यासाठी वापरता येते.

Insert → Function वर क्लिक केल्यास खालील प्रमाणे सर्व फंक्शन्सची यादी दीसेल. यापैकी काही सोप्या आणि नेहमीच्या वापरातल्या फंक्शन्स बद्दल आज आपण माहीती घेणार आहोत.

SUM - कॉलम किंवा रो मधील सर्व आकड्यांची एकत्र बेरीज करण्यासाठी SUM हे फंक्शन वापरले जाते.

SUM फंक्शन कसे वापरावे ते आपण एका उदाहरणाच्या सहाय्याने समजाउन घेउया.

उदाहरण - खाली एका विद्यार्थ्याची गुणपत्रीका (Marklist) दीलेली आहे. प्रत्येक विषयातील गुण कॉलम B मध्ये दीलेले आहेत आणि त्या विषयाचे एकुण गुण कॉलम C मध्ये मांडलेले आहेत.

या गुणांची बेरीज करण्यासाठी SUM फंक्शन वापरता येते. ज्या सेल (Cell) मध्ये बेरीज करावयाची असेल तेथे =SUM(ज्या सेल्सची बेरीज करावयाची आहे ते सेल्स) हा फॉर्म्युला लिहावा.

• म्हणजे आपल्या उदाहरणात =SUM(B2:B8) असे लिहावे. B2:B8 ज्या प्रकारे लिहिले आहे त्यास सेल रेंज असे म्हणतात. याऐवजी =SUM(B2,B3,B4,B5,B6,B7,B8) असे देखिल लिहिता येते मात्र जास्त संख्या असल्यास असे लिहिणे कठीण जाते.




• सेलचे नाव लिहिण्याऐवजी फक्त संख्यांचा वापर सुद्धा SUM फंक्शन मध्ये करता येतो. त्यासाठी =SUM(68,85,70,55,82,78,58) याप्रकारे फॉर्म्युला लिहावा.


• समजा फक्त English, Science आणि Maths या विषयांच्या गुणांचीच बेरीज करावयाची असेल तर =SUM(B2,B5,B6) असे लिहावे. (टीप - एकमेकाला जोडुन नसलेले सेल्स सीलेक्ट करण्यासाठी Ctrl हे बटण दाबुन ठेवा आणि प्रत्येक सेल वर लेफ्ट क्लिक करा)

SUM हे फंक्शन एक्सेल मधील सर्वाधिक वापरले जाणारे फंक्शन आहे त्यामुळेच एक्सेलच्या टूलबार वर AUTOSUM (Σ) हे बटण दीलेले असते. (Σ) चा वापर करण्यासाठी आधी ज्यांची बेरीज करावयाची आहे असे सर्व सेल्स सीलेक्ट करा (आपल्या उदाहरणात B2 ते B8) आणि Σ बटणावर क्लिक करा. शेवटच्या म्हणजेच B9 सेल मध्ये आपोआप बेरीज केली जाइल.

AVERAGE - कॉलम किंवा रो मधील सर्व आकड्यांची सरासरी काढण्यासाठी हे फंक्शन वापरले जाते.

याआधी पाहीलेल्या उदाहरणाच्या सहाय्याने आपण AVERAGE हे फंक्शन कसे वापरावे ते पाहुया. ज्या सेल (Cell) मध्ये सरासरी लिहावयाची असेल तेथे =AVERAGE(ज्या सेल्सची सरासरी करावयाची आहे ते सेल्स) हा फॉर्म्युला लिहावा.

म्हणजेच =AVERAGE(B2:B8) असे लिहावे.

COUNT - कॉलम किंवा रो मधील रीकाम्या नसलेल्या सर्व सेल्सची संख्या जाणण्यासाठी हे फंक्शन वापरले जाते.

याआधी पाहीलेल्या उदाहरणाच्या सहाय्याने आपण COUNT हे फंक्शन कसे वापरावे ते पाहुया. ज्या सेल (Cell) मध्ये एकुण सेल्सची संख्या लिहावयाची असेल तेथे

=COUNT(ज्या सेल्सची संख्या लिहावयाची आहे ते सेल्स) हा फॉर्म्युला लिहावा.

म्हणजेच =COUNT(B2:B8) असे लिहावे.

समजा आपल्या उदाहरणातील विद्यार्थी गणिताच्या पेपरला हजर नव्हता, साहजीकच गणित या विषयाला गुण दीलेले नसतील. अशा वेळेस =COUNT(B2:B8) या फॉर्म्युलामध्ये एकुण पेपर्सची संख्या सात ऐवजी सहा अशी दीसेल.

MAX - कॉलम किंवा रो मधील सर्वात मोठी संख्या जाणण्यासाठी हे फंक्शन वापरले जाते.

आपल्या उदाहरणातील विद्यार्थ्याला सर्वात जास्त गुण कोणत्या विषयात मिळाले आहेत हे MAX फंक्शनच्या आधारे जाणुन घेता येते. यासाठी ज्या सेल (Cell) मध्ये सर्वात मोठी संख्या लिहावयाची असेल तेथे =MAX(ज्या सेल्सपैकी सर्वात मोठी संख्या ओळखावयाची आहे ते सेल्स) हा फॉर्म्युला लिहावा.

म्हणजेच =MAX(B2:B8) असे लिहावे.

(याचप्रकारे सर्वात लहान संख्या ओळखण्यासाठी MIN हे फंक्शन वापरता येइल.)

IF - हे एक्सेल मधिल अतीशय महत्त्वाचे फंक्शन आहे. यास लॉजीकल फंक्शन असे म्हणतात. कॉलम किंवा रो मधिल सेलमध्ये एखाद्या अटीची पुर्तता होत असेल किंवा नसेल यावर इतर सेल्समधील किंमत अवलंबुन असल्यास IF हे फंक्शन वापरता येते.

वरील व्याख्या कदाचीत किचकट वाटेल परंतु IF फंक्शन तसे सोपे आहे. आपल्या उदाहरणाच्या सहाय्याने IF फंक्शन समजाउन घेउया. ज्या विषयामध्ये ६० पेक्षा अधिक गुण आहेत त्या विषयासमोर First Class आणि ज्या विषयात ६० पेक्षा कमी गुण आहेत त्या विषयासमोर Second Class असे लिहायचे असल्यास IF फंक्शन वापरता येइल.

=IF(अट, अट पुर्ण होत असल्यास लिहावयाची किंमत , अट पुर्ण होत नसल्यास लिहावयाची किंमत )

हा फॉर्म्युला लिहावा.

• अट → ६० पेक्षा अधिक गुण → B2>60
• अट पुर्ण होत असल्यास लिहावयाची किंमत → "First Class"
• अट पुर्ण होत नसल्यास लिहावयाची किंमत → "Second Class"
  

=IF(B2>60,"First Class","Second Class")

====================================================================

वरील सर्व फंक्शन्स हे अतीशय सोपे आणि प्राथमिक स्वरुपाचे आहेत. याच फंक्शन्सचा वापर करुन काही प्रगत (Advanced) कॅलक्युलेशन्स करता येतात. त्याबद्दल आणि इतर अनेक उपयुक्त फंक्षन्स बद्दल यापुढे अधिक माहीती देइनचं. तोपर्यंत तुम्ही या सर्व फंक्शन्सचा सराव करा.
काही अडचण असल्यास कमेंट्स मध्ये लिहा तसेच हा लेख (Tutorial) कसा वाटला ते कळवण्यास विसरु नका.

Get NETBHET straight in your inbox / आता नेटभेट मिळवा थेट इमेल द्वारे

Enter your email address / खालील रकान्यात तुमचा इमेल पत्ता द्या.